Generalforsamling 19/8-2023

Til stede fra bestyrelsen:    Kate (nr. 3), Bo (nr. 20), Jesper (nr. 2), Esben (nr. 4; kasser)

Medlemmer til stede:          Sanne og Bjarne (nr. 18a), Tommy (nr. 3), Søren (nr. 13), Graham (nr.12), Lone (nr.12), Knud og Pernille (nr. 33).

1. Formanden bød velkommen til generalforsamlingen 2023.
   Esben blev valgt som referent, Bo som ordstyrer. Pernille havde bagt kage.
2. Bo konstaterede, at der var indkaldt korrekt iht. vedtægterne.
3. Formandens beretning:

Formandsberetning

Kære alle beboere på Skovalléen som er fremmødt eller læser denne beretning på et senere tidspunkt.

Tak for endnu et hyggeligt år på alléen. Og tak for at antallet af kontingentbetalere igen er godt og vel på niveau med, hvad vi kender fra tidligere efter sidste års lavere antal. Når jeg nævner det i beretningen, er det fordi, at opbakning er eksistensgrundlaget for vore lille forening, som er beliggende i smørhullet i skønne Dalum. Vi skal, og vi vil i bestyrelsen, værne om og kæmpe for fællesskabet, som vi har. I forlængelse heraf skal nævnes, at bestyrelsen har modtaget en fælles henvendelse fra et par familier, som har interesse i at drøfte, hvad vi kan gøre for at få så mange som muligt til at deltage i foreningens arrangementer. Tak for det.

Bestyrelsen har siden generalforsamlingen i 2022 haft to bestyrelsesmøder hhv. den 20. september 2022 og den 9. maj 2023. I det følgende vil jeg komme ind på bestyrelsens arbejde i det forgangne år: Kontingent, ansøgning til Bydelspuljen, foreningens likviditet, festteltet og nye beboere på alléen.

Kontingent

I starten af foreningsåret 22/23 var antallet af betalende medlemmer 8. Meget positivt kan vi i slutningen af foreningsåret konstatere, at antallet er steget til 27. Vi har på en tidligere generalforsamling har vedtaget, at betaling af kontingent skal ligge i starten af et nyt foreningsår (altså i starten af september), således bestyrelsen kan tilrette og planlægge næste års arrangementer. Vi vil bestræbe os på at minde om betaling via mail og FB. På sidste års generalforsamling var der et ønske om, at bestyrelsen skulle undersøge muligheden for at betale kontingent til et Mobile Pay-nummer for at lette indbetalingen. Bestyrelsen har undersøgt dette, og desværre viser det sig, at det er forbundet med udgifter, som bestyrelsen vurderede var for store, som det ser ud nu. Derudover må man som privatperson (kassereren) ikke benytte Mobile Pay via egen konto til betaling i en registreret forening som vores. Derfor skal kontingentindbetalingen fortsat ske til via bankoverførsel til vores konto.

Ansøgning til Bydelspuljen og respons herfra

Bestyrelsen søgte i starten af foreningsåret kommunens Bydelspulje om midler til sociale aktiviteter, kanoer og en kompostkværn. Vi fik desværre afslag. Hovedargumentet er, at vi er en for lille interessentkreds, da kommunen ønsker at støtte større initiativer, der er mere offentligt tilgængelige. Vi er i bestyrelsen klar til at søge igen, hvis andre emner bringes op, og vi modtager derfor gerne forslag. Vi husker eksempelvis ideen om at etablere et toilet i skoven, som måske kan genovervejes? Hvis der er brug for yderligere uddybning af ansøgningen og svaret fra kommunen, uddyber Esben (nr. 4) gerne.

Foreningens likviditet

Hvad skal vi bruge vores penge til? Det spørgsmål stiller vi hvert år, da vi selvfølgelig skal drøfte dette i fællesskab. Bestyrelsen har besluttet ikke at forfølge et tilbagevendende ønske om at købe et par kanoer. Vi synes, at én kano er for lidt og indkøb af to bliver for dyrt. Vores festtelt har efterhånden brug for nye elastikker og skruer, så det vil vi få indkøbt. Det er også blevet foreslået at købe hyggebelysning til teltet.

Festteltet

Teltet har fået nyt hjem hos Yvonne og Finn (nr. 24). Det ligger i én af deres tilbygninger. Ved ønske om at låne teltet, booker men hos Esben (nr. 4), som også tager mod betaling for teltleje. Kate (nr. 3) har kontakt til Finn og vil gerne være behjælpelig med at lave aftale med Yvonne og Finn, når teltet skal hentes og tilbage på plads. Af praktiske årsager kan det være en god idé at alliere sig med ”gruppen af teltkyndige”, da det er et stort telt at rejse.

Nye beboere på Skovalléen

Bestyrelsen har for vane at besøge ny familier og har været på kort visit hos Anna, Rasmus og børnene i nr. 11 samt hos Anne og Morten i nr. 26. Stort velkommen til begge familier. Hos begge familier fornemmede vi interesse for vores forening.

Om lidt skal vi i gang med generalforsamlingen. Vi har vores faste dagsorden, som bl.a. indeholder kassererens beretning, fremlæggelse af regnskabet, og fastlæggelse af årets vigtige datoer så som containerweekender, generalforsamling og gadefest. Derudover ved jeg, at litteraturklubben også løbende indkalder til hyggeaftener, og jeg ved at der har været forslag om havevandring, turneringer, f.eks. bordtennis, og hygge i forbindelse med VM. Bestyrelsen har modtaget ét punkt til dagsorden vedrørende store træer, skygge og biodiversitet på Skovalléen fra Lone i nr. 12.

Nu skal vi i gang med generalforsamlingen, og jeg ønsker os et godt møde.

Tak for jeres opmærksomhed.

Kate (nr. 3)

Efter sin beretning gennemgik Kate mødets dagsorden og introducerede kort to ekstra emner til diskussion. Det ene var foreslået af Lone (nr. 12) omkring bevarelse af store træer pga. skygge og biodiversitet, og det andet var et forslag vedr. sociale arrangementer i foreningen, fx havevandringer og turneringer som bordtennis.

Mødet fulgte op på Kates beretning og der blev spurgt hvad der var grund til væksten fra 18 medlemmer i sidste foreningsår til hele 29 medlemmer i 2022/2023, der er rekord så længe arkiverne går tilbage. Kate fortalte, at bestyrelsen havde været mere aktiv ift. at informere nye tilflyttere, såvel som at naboer havde fortalt nytilflyttede om foreningen, at der på sidste generalforsamling blev gjort opmærksom på det lave medlemstal, at der var blevet udsendt flere rykkere, mm. Mødet foreslog, at bestyrelsen fortsat var proaktive og specielt omkring kontingentbetaling, med mere info og rykker omkring efterårets containerweekend og evt. igen omkring jul. Det blev også foreslået at fortælle hvilke faciliteter, der kan tilgås ved betaling, og hvad der er socialt og åbent for alle, såvel som hvorfor der rykkes for indmeldelse, så løbende udgifter kan dækkes.

4. Regnskabsfremlæggelse

Esben (kasseren) fremlagde regnskabet, der på forhånd er blevet godkendt af den interne revision (Tommy, nr. 3) og bestyrelsen. Regnskabet er vedlagt. Generalforsamlingen godkendte regnskabet.

Esben fortalte om den sidste ansøgning til kommunens bydelspulje om kanoer, kompostkværn mm. Ansøgningen blev afvist og Esben bad mødet diskuterede om foreningen skal beholde foreningskontoen, der koster ca. 300 kr. i gebyr årligt, men er nødvendig, hvis der igen skal ansøges om kommunale midler.

Mødet diskuterede om foreningen burde finansiere tiltag selv, evt. ved at øge kontingentet, for at andre med større behov i stedet kunne drage nytte af kommunale midler. Lone kommenterede, at kommunen er glad for aktive og engagerede borgere og at ansøgninger fra flere gader sammen kan overvejes. Mødet konkluderede at foreningskontoen indtil videre kunne beholdes, og at foreningen kunne diskutere ideer ifm. sociale arrangementer og vurdere en evt. genansøgning.

Graham og Lone fortalte, at der ifm. kommunens miljø- og CO2-besparelsesplan inkl. nedsættelse af hastigheden på de store indfaldsveje evt. også kunne foreslås projekter på Skovalleen lignende projekter fra omkringliggende gader (fx drænbede) mm. Bestyrelsen inviterer interesserede til at diskutere dette yderligere.

5) Valg af ny bestyrelse

Bo fortalte, at bestyrelsen fortsætter, men meget gerne vil have 1-2 nye medlemmer med for at sikre fornyelse og overlevering på sigt. Mødet foreslog at annoncere til gadefesten samme aften og i referatet, at der ønskes nyt blod i bestyrelsen. Det blev endvidere foreslået også at lave særskilt annoncering efter nye bestyrelsesmedlemmer inkl. at henvende sig direkte til de senest tilflyttere.

Bo fortalte, at bestyrelsen gerne ville lave opslag, men dog ikke ønskede at være alt for anmassende ift. at ’presse’ nye til at være aktive i bestyrelsen de første år på vejen.

Mødet konkluderede, at der ikke var andre kandidater end den siddende bestyrelse. Denne blev genvalgt og fortsætter. Bestyrelsen konstituerer sig på det første bestyrelsesmøde og laver opslag omkring ønsket om flere bestyrelsesmedlemmer.

6) Tidspunkt for sommerfest

Kate fortalte, at bestyrelsen havde overvejet at flytte tidspunktet for sommerfesten, der ellers altid tidligere har ligget 3. lørdag i august. Denne dato kan mange på vejen dog ikke deltage pga. andre aftaler eller traditioner. Mødet blev bedt om at diskutere om foreningen næste år skulle forsøge at afholde sommerfesten på et andet tidspunkt, fx først i september.

De fremmødte stemte først for at prøve at flytte tidspunktet og vedtog dernæst at teste at afholde sommerfesten 2. lørdag i september (14/9) i 2024. Det blev foreslået at arrangere et børnevenligt program tidligt på dagen og at involvere børnefamilierne omkring aktiviteter. Bo tilbød at lave et arrangement næste år, fx rundbold på engen. Lone tilbød at sørge for, at gadens børn blev introduceret for hinanden på denne og ved næste gadefest. Sanne foreslog at forsøge at rekruttere bestyrelsesmedlemmer fra børnefamilier, for at få børnebehov dækket i foreningen.

7) Festudvalget

Festudvalget har bestået af Knud, Graham, Kate og Pernille, men Kate takker af som bestyrelsens bindeled til festudvalget. Knud kommenterede, at der ikke nødvendigvis behøver at være et bindeled i selve festudvalget. Sanne tilbød at gå ind i festudvalget.

Festudvalget blev omdøbt til fest- og aktivitetsudvalget, der også gerne vil udvide udvalget og introducerer sig selv til sommerfesten senere. Bo hjælper også med at introducere udvalget på Facebook og annoncerer efter gerne 2 nye medlemmer af udvalget.

8. Fastsættelse af kontingent.

Esben fortalte på bestyrelsens vegne, at størrelsen af kontingentet var blevet diskuteret flere gange på gaden tidligere, men at det hver gang var endt med, at de 400 kr. pr år blev fastholdt. Bestyrelsens indstilling var fortsat at beholde samme pris. Kontingent på 400 kr. blev vedtaget enstemmigt.

9. Evt.

Kate bad mødet diskutere tidspunkterne for containerweekender i foråret og efteråret 2024. Mødet diskuterede og vedtog 14-16/6 og 8-10/11 2024.

Lone motiverede ønsket om at foreningens medlemmer tænkte over om gadens store træer kunne bevares, i forlængelse af en artikel i magasinet Bolius omkring træers værdi ift. skygge mm.

Lone foreslog også at diskutere grøn by, mure/hegn, biodiversitet i parcelhushaver eller andre temaer sammen med de omkringliggende andre gader. Disse temaer kunne også ses i sammenhæng med gadeudvikling. Emnet tages op på næste bestyrelsesmøde.